II SA/Gl 1054/22

SENTENCJA Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Wojciech Gapiński (spr.), Sędziowie Sędzia WSA Beata Kalaga-Gajewska, Sędzia WSA Krzysztof Nowak, po rozpoznaniu w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym w dniu 20 października 2022 r. sprawy ze skargi A. K. na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Katowicach z dnia 12 maja 2022 r. nr SKO.PSŚ/41.5/1190/2022/5999/DG w przedmiocie zasiłku rodzinnego i dodatków do tego zasiłku uchyla zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję Prezydenta Miasta S. z dnia 28 marca 2022 r. znak [...]. UZASADNIENIE Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Katowicach (dalej – organ odwoławczy, Kolegium) decyzją z dnia 12 maja 2022 r. nr SKO.PSŚ/41.5/1190/2022/5999/DG, działając na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 735 z późn. zm. - dalej k.p.a.), po rozpoznaniu odwołania A. K. (dalej – Skarżąca, Wnioskodawczyni), utrzymało w mocy decyzję Prezydenta Miasta S. (dalej – organ I instancji) z dnia 28 marca 2022 r. nr [...] przyznającą: 1) zasiłek rodzinny dla L.1 K., A. K. i L.2 K. po 124 zł miesięcznie na okres od 1 grudnia 2021 r. do 31 października 2022 r.; 2) jednorazowy dodatek z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego 2022/2023 dla L.1 K., A. K. i L.2 K. po 100 zł na okres od 1 września 2022 r. do 30 września 2022 r.; 3) dodatek z tytułu kształcenia i rehabilitacji dla A. K. po 110 zł miesięcznie na okres od 1 grudnia 2021 r. do 60 dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, jednak nie dłużej niż do dnia wydania nowego orzeczenia o niepełnosprawności albo orzeczenia o stopniu niepełnosprawności, jednak nie dłużej niż do końca okresu zasiłkowego, tj. do 31 października 2022 r.; 4) dodatek z tytułu wychowywania dziecka w rodzinie wielodzietnej dla L.2 K. po 95 zł miesięcznie na okres od 1 grudnia 2021 r. do 31 października 2022 r. Przedmiotowa decyzja zapadła w następującym stanie faktycznym i prawnym. Wnioskiem opatrzonym datą 30 listopada 2021 r. Skarżąca zwróciła się do organu I instancji o przyznanie zasiłku rodzinnego na trójkę dzieci, tj. L.1 K., A. K. i L.2 K., a także o przyznanie dodatków do niego w postaci: jednorazowego dodatku z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego, dodatku z tytułu kształcenia i rehabilitacji dla A. K. oraz dodatku z tytułu wychowywania dziecka w rodzinie wielodzietnej dla L.2 K. Zgodnie z podaniem, organ I instancji decyzją z dnia 28 marca 2022 r. przyznał Wnioskodawczyni zasiłek rodzinny wraz z dodatkami. Prawo do świadczenia określono od 1 grudnia 2021 r., gdyż przyjęto, że wniosek złożony został w dniu 1 grudnia 2021 r. W odwołaniu z dnia 13 kwietnia 2022 r. Skarżąca zakwestionowała decyzję organu I instancji w zakresie dotyczącym okresu na jaki został przyznany zasiłek rodzinny wraz dodatkami. Wyraziła ona pogląd, że skoro wniosek został złożony w dniu 30 listopada 2021 r. to od tego miesiąca są jej należne świadczenia. Wyjaśniła jednocześnie, że w dacie składania podania obowiązywał stan epidemii i pracownicy MOPS-u nie przyjmowali korespondencji, lecz była ona składana do skrzynki podawczej. Nie potwierdzali więc oni daty dokonania tej czynności. Na dowód dokonania złożenia wniosku w dniu 30 listopada 2021 r. wniosła o prześledzenie nagrań z monitoringu pomiędzy godziną 1330 a 1430. Kolegium nie przychylając się do argumentacji Wnioskodawczyni, decyzją z dnia 12 maja 2022 r. utrzymało w mocy rozstrzygnięcie pierwszoinstancyjne. W jego motywach przyjęto za wiarygodne wyjaśnienia organu I instancji, zgodnie z którymi pomimo istnienia stanu epidemii istniała możliwość złożenia wniosku osobiście w Dziale Świadczeń Rodzinnych i Alimentacyjnych. Ponadto wskazano, że korespondencja mogła być kierowana do organu poprzez skrzynkę podawczą, która na bieżąco była opróżniana przez pracowników i opatrywana datą wpływu. W tej sytuacji, zdaniem Kolegium, Strona korzystając z drugiej formy wniesienia podania miała świadomość, że nie posiada potwierdzenia jego złożenia. Jak zaznaczono, mogła ona o to zadbać składając go u pracownika organu lub nadając go u operatora pocztowego. Natomiast z uwagi na okres przechowywania danym monitoringu, jak stwierdził organ odwoławczy – brak jest obecnie możliwości przeprowadzenia dowodu z tego źródła. W skardze z dnia 30 czerwca 2022 r., wniesionej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, Wnioskodawczyni zakwestionowała decyzję Kolegium oraz decyzję ją poprzedzającą w części w jakiej nie przyznano jej zasiłku rodzinnego wraz z dodatkami za listopad 2021 r. Zarzuciła im naruszenie art. 6, art. 7, art. 7a, art. 7b, art. 8, art. 9, art. 10, art. 11, art. 12, art. 19, art. 61 ust. 3, art. 75, art. 77, art. 79a, art. 80, art. 107 ust. 1 i 3 k.p.a., a także art. 7, art. 8 i art. 32 Konstytucji RP. W jej uzasadnieniu podniesiono, że Kolegium nie umożliwiło jej wypowiedzenie się przed wydaniem decyzji, a także nie wskazało jakie dowody ma dostarczyć dla wykazania prawdziwości swego twierdzenia. Ponadto wskazała, że pomimo wskazań o potrzebie prześledzenia monitoringu Kolegium nie wystąpiło do administratora o udostepnienie nagrań. W dalszej części skargi wskazano, że w czasie epidemii nie było możliwości złożenia wniosku u pracownika MOPS-u, a urna podawcza nie wydawała potwierdzenia jego wniesienia. Brak było również informacji na urnie, że wnioski złożone w danym dniu opatrywane będą prezentatą z datą dnia następnego. Dla wykazania zasadności swoich twierdzeń, tj. że wnioskom złożonym w dniu 30 listopada 2021 r. nadano datę wpływu z dnia następnego, tj. 1 grudnia 2021 r., wniosła o przesłuchanie wszystkich osób, które składały podania w dniu 30 listopada 2021 r. Organ odwoławczy w odpowiedzi na skargę wniósł o jej oddalenie, podtrzymując swoje stanowisko oraz argumentację zawartą w zaskarżonej decyzji. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach zważył, co następuje: Skarga zasługuje na uwzględnienie. Poza sporem jest kwestia samego prawa Skarżącej do zasiłku rodzinnego i dodatków do niego, który został przyznany na trójkę dzieci, tj. L.1 K., A. K. i L.2 K. Wyjaśnienia natomiast wymaga zagadnienie od jakiego miesiąca przysługiwało Wnioskodawczyni wspomniane świadczenie. Zakreślony problem wiąże się z ustaleniem daty złożenia podania w tym przedmiocie. Jak twierdzi Skarżąca, wniosek został wniesiony w dniu 30 listopada 2021 r. poprzez jego umieszczenie w skrzynce podawczej znajdującej się w siedzibie MOPS-u. Nie posiada ona jednak potwierdzenia dokonania tej czynności, gdyż skrzynka ta nie wydawała potwierdzeń. Zaznaczyła przy tym, że ze względu na stan pandemii nie miała możliwości uzyskania takiego potwierdzenia, gdyż pracownicy nie prowadzili przyjęć wniosków. Nadmieniła, że dowód z nagrań monitoringu z dnia 30 listopada 2021 r. (godzina 1330 - 1430) może dowieść prawdziwości jej twierdzenia. Z kolei Kolegium (za organem I instancji) wskazuje, że w badanym okresie podanie mogło było złożyć do skrzynki podawczej lub u pracownika MOPS-u. Zaznaczono jednocześnie, że skrzynka podawcza była opróżniana na bieżąco, a korespondencja w niej znajdująca się opatrywana była aktualną datą. Z tego też względu uznano, że wniosek Skarżącej został złożony w dniu 1 grudnia 2021 r., jak wynika to z umieszczonej na nim dziennej pieczątki. Wyjaśniono ponadto, że upływ czasu wyklucza przeprowadzenie dowodu z nagrań monitoringu, które ulegają usunięciu. Przechodząc do rozważań podnieść przyjdzie, że w myśl art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 615 z późn. zm. – dalej u.ś.r.) prawo do świadczeń rodzinnych ustala się, począwszy od miesiąca, w którym wpłynął wniosek z prawidłowo wypełnionymi dokumentami, do końca okresu zasiłkowego. Zatem data wniesienia podania ma kluczowe znaczenie dla określenia miesiąca, od którego należne jest świadczenie osobie uprawnionej. Uwaga ta nabiera szczególnego znaczenia, gdy wniosek jest składany na przełomie miesiąca, gdzie przesunięcie daty o jeden dzień prowadzi do utraty świadczenia za jeden miesiąc. W okresie pandemii poszczególne organy administracji przyjmowały rozwiązania, które miały ograniczyć możliwość zakażenia się wirusem COVID-19, a jednocześnie pozwalać na kontakt z nim. W wielu urzędach tym celom miały służyć skrzynki podawcze. Ich funkcjonowanie polegało na tym, że petent umieszczał w niej korespondencję nie uzyskując jednak żadnego potwierdzenia dokonania tej czynności. Wprowadzenie tej formy przyjęcia korespondencji do organu nie może jednak powodować przeniesienia ryzyka dokumentowania jej wpływu na petenta. Zadaniem bowiem organu jest zagwarantowanie w takiej sytuacji, aby zabezpieczyć interesy petenta poprzez właściwe oznaczanie daty jej wpływu. Oczywiście nie można wykluczyć błędu ludzkiego, jednak powinnością organu jest wyjaśnienie każdego przypadku, gdzie pojawią się wątpliwości związane z czasem złożenia podania, gdzie ma to wpływ na zakres praw i obowiązków petenta. W niniejszym przypadku Skarżąca wyjaśniła, że wniosek złożyła w dniu 30 listopada 2021 r. pomiędzy 1330 a 1430. W piśmie przekazującym odwołanie Skarżącej do Kolegium, organ I instancji wyjaśnił, że skrzynka podawcza była opróżniana na bieżąco, a pisma w niej znajdujące się opatrywane były aktualną datą dzienną. W tym miejscu należy jednak zauważyć, że 30 listopada 2021 r. to wtorek, a w dniu tym Dział Świadczeń Rodzinnych i Alimentacji (komórka, gdzie przyjmowane są wnioski o zasiłki rodzinne) działa od godziny 800 do 1515 (informacja z www.mopsS..pl). Brak jest natomiast jakiejkolwiek informacji, czy umieszczone w skrzynce podawczej wnioski tuż przed zakończeniem urzędowania danej komórki oznaczane były datą z danego dnia, czy też z dnia następnego. Organy w rzeczywistości nie przedsięwzięły jakichkolwiek działań, które pozwoliłyby na wyjaśnienie przedmiotowej okoliczności. Nadto przyjdzie podkreślić, że jeśli organ I instancji umożliwił stronom składanie pism poprzez pozostawienie ich w urnie wrzutowej, to działająca w dobrej wierze strona, w przypadku braku otrzymania odmiennych informacji, czy pouczeń ma prawo oczekiwać, że korzystając z takiej formy złożenia pisma, czyni to w sposób skuteczny, zaś organ nie może podnosić, że złożenie pisma w taki sposób nie czyni zadość obowiązującym przepisom prawa albowiem takie zachowanie pozostaje w kolizji z zasadą budzenia zaufania obywateli do władzy publicznej oraz zasady informowania strony, które to zasady sformułowane zostały odpowiednio w art. 8 i art. 9 k.p.a. (zob. wyrok WSA w Gliwicach z dnia 22 czerwca 2022 r. sygn. akt II SA/Gl 56/22, Lex nr 3359286). Zwrócić jednocześnie należy uwagę na wewnętrzną sprzeczność decyzji organu I instancji. Mianowicie w jej pkt I ppkt 1, 2.3 i 2.4 określa się początek okresu zasiłkowego od dnia 1 grudnia 2021 r. Natomiast w pkt II tej decyzji wskazuje się, że przysługujące świadczenia wynoszą łącznie miesięcznie 577 zł i należne są od 1 listopada 2021 r. Wynika stąd niespójność w dacie początkowej okresu zasiłkowego. Przy ponownym rozpoznaniu sprawy, organ weźmie pod uwagę powyższe rozważania. W szczególności winien dokonać ustaleń w zakresie częstotliwości opróżniania skrzynki podawczej w listopadzie i grudniu 2021 r., z uwzględnieniem czasu poprzedzającego zakończenie godzin urzędowania w danym dniu. Ponadto stosownie do wyników tych ustaleń zweryfikuje datę początkową okresu zasiłkowego. W tym miejscu należy przychylić się do twierdzeń Kolegium dotyczących zaniechania przeprowadzenia dowodu z nagrań monitoringu. Otóż okres retencji danych, czyli ich przechowywania po dokonaniu nagrania, nie jest w polskich przepisach jednoznacznie określony. Jednak w art. 9a ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 559 z późn. zm.) jest mowa, że nagrania obrazu zawierające dane osobowe przetwarza się wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. Oznacza to, że ewentualny zapis z dnia 30 listopada 2021 r. uległ usunięciu z ostatnim dniem lutego 2022 r., a więc jeszcze przed wydaniem decyzji przez organ I instancji. Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że organy orzekające w niniejszej sprawie naruszyły przepisy art. 7, art. 77 § 1 i art. 80 k.p.a. w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy, co skutkować musiało uchyleniem zaskarżonej decyzji oraz poprzedzającej ją decyzji organu I instancji, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c w związku z art. 135 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 329 - dalej p.p.s.a.). Na podstawie art. 119 pkt 2 p.p.s.a. sprawa została rozpoznana w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym, a to w związku z wnioskiem Kolegium w tym zakresie i brakiem żądania strony o przeprowadzenie rozprawy.