III SA/Gd 572/22

SENTENCJA Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia NSA Jacek Hyla (spr.), Sędziowie: Sędzia WSA Bartłomiej Adamczak, Sędzia WSA Paweł Mierzejewski, Protokolant Starszy asystent sędziego Robert Daduń, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 12 stycznia 2023 r. sprawy ze skargi P. M. na decyzję Wojewody Pomorskiego z dnia 16 maja 2022 r. nr SO-IX.6231.21.2021.EG w przedmiocie wydania kopii aktów stanu cywilnego I. uchyla zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Gdańsku z dnia 8 listopada 2021r. nr USC.5364.791.2021.JS II. zasądza od Wojewody Pomorskiego na rzecz skarżącego P. M. kwotę 100 (sto) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania. UZASADNIENIE P. M. wystąpił do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Gdańsku o wydanie następujących dokumentów dotyczących jego małoletnich córek A. M. oraz Z. M.: - kopii oryginałów aktów urodzenia z księgi urodzeń, - kopii oryginałów szpitalnych kart urodzenia, - kopii oryginałów zgłoszenia o narodzinach żywego noworodka, - oryginałów aktów urodzenia z księgi urodzeń, - oryginałów szpitalnych kart urodzenia, - oryginałów zgłoszeń o narodzinach żywego noworodka, - odpisów zupełnych aktów urodzenia, - odpisów skróconych aktów urodzenia. Decyzją z dnia 8 listopada 2021 r. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Gdańsku, działając na podstawie art. 2 ust. 6 w związku z art. 44 ust. 1 pkt 1, art. 45 oraz art. 26 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2021 r., poz. 709) – dalej w skrócie jako "p.a.s.c.", odmówił wydania: oryginału aktu urodzenia z księgi urodzeń A. M., oryginału aktu urodzenia z księgi urodzeń Z. M., oryginału zgłoszenia urodzenia (szpitalna karta urodzenia) A. M., oryginału zgłoszenia urodzenia (szpitalna karta urodzenia) Z. M., kolorowej kserokopii lub kolorowej fotokopii oryginału aktu urodzenia z księgi urodzeń A. M., poświadczonej za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego, kolorowej kserokopii lub kolorowej fotokopii oryginału aktu urodzenia z księgi urodzeń Z. M., poświadczonej za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego. W uzasadnieniu organ wskazał, że zgodnie z art. 44 ust. 1 pkt 1 p.a.s.c. kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje z rejestru stanu cywilnego odpisy zupełne i odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, zaś art. 2 ust. 6 p.a.s.c. stanowi, że odmowa dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego następuje w formie decyzji administracyjnej. Pismem z dnia 4 listopada 2021 r. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego udostępnił wnioskodawcy odpisy zupełne i skrócone aktów urodzenia jego córek oraz kserokopie pisemnych zgłoszeń ich urodzeń (szpitalnych kart urodzenia), potwierdzone za zgodność z oryginałem. W związku z wnioskiem o udostępnienie pozostałych dokumentów organ musiał rozważyć, czy w ustawie - Prawo o aktach stanu cywilnego istnieje przepis, który z jednej strony stanowi podstawę prawną uprawniającą wnioskodawcę do wystąpienia z żądaniem w powyższym zakresie do kierownika urzędu stanu cywilnego, a z drugiej strony czy na podstawie tego przepisu, kierownik urzędu stanu cywilnego ma obowiązek uwzględnić w tym zakresie złożony wniosek i wydać we wnioskowanej formie dokumenty. Zgodnie z art. 44 ust. 1 p.a.s.c., Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego wydaje z rejestru stanu cywilnego odpisy zupełne i odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby, zaświadczenie o stanie cywilnym. Z kolei art. 26 p.a.s.c. stanowi o formie wydania dokumentów z akt zbiorowych, które mogą być wydane w postaci kopii albo wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego podpisem własnoręcznym lub mogą być wydawane na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej albo odwzorowania cyfrowego poświadczonego za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W ocenie organu p.a.s.c. nie przewiduje możliwości wydania wnioskodawcy dokumentów w oryginale, stanowiących akty urodzenia jego córek, jak również wydania w oryginale dokumentów z akt zbiorowych, stanowiących oryginały zgłoszenia urodzeń (szpitalne karty urodzenia) jego córek. Nie przewiduje również możliwości wykonania przez kierownika urzędu stanu cywilnego kolorowej kserokopii lub kolorowej fotokopii wykonanej z oryginałów aktów urodzenia córek wnioskodawcy, poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego. Po rozpatrzeniu odwołania Wojewoda Pomorski decyzją z dnia 16 maja 2022 r. nr SO-IX.6231.21.202 LEG utrzymał w mocy decyzję organu pierwszej instancji. W uzasadnieniu rozstrzygnięcia organ odwoławczy przytoczył treść art. 26 oraz 44 ust. 5 i 6 p.a.s.c., wyjaśniając, że ustawa określa jakie dokumenty wchodzą w skład akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego. Są to dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego lub dokumenty złożone po sporządzeniu aktu stanu cywilnego, stanowiące podstawę do dołączenia wzmianki dodatkowej do aktu stanu cywilnego, lub stanowiące podstawę zamieszczenia przypisku przy innych aktach stanu cywilnego. Zasadą jest, że dokumenty zgromadzone w aktach zbiorowych nie podlegają zwrotowi. Zgodnie z art. 26 ust. 3 p.a.s.c., akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego są gromadzone w rejestrze stanu cywilnego, jeżeli zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego. W rejestrze mogą być gromadzone akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego niesporządzone w formie dokumentu elektronicznego jako odwzorowanie cyfrowe lub może być zamieszczany opis tych dokumentów. Dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, na żądanie sądu, prokuratora, osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoby mającej interes prawny, mogą być wydawane w formie dokumentu elektronicznego, kopii lub wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego (art. 26 ust. 4 p.a.s.c.). Organ odwoławczy wskazał, że przepisy obowiązującej ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego nie przewidują wydania kserokopii lub fotokopii aktu urodzenia oryginału szpitalnej karty urodzenia, potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego. W okolicznościach sprawy wnioskodawca był uprawniony do złożenia wniosku o wydanie odpisu zupełnego lub odpisu skróconego aktu urodzenia córek. Treść wydawanych dokumentów została jednoznacznie określona przez ustawodawcę. Ustawa wprawdzie przewiduje wydanie kopii lub wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego, jednakże taka możliwość dotyczy wyłącznie kategorii dokumentów z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego. Tymczasem wnioskodawca domagał się wydania dokumentu z rejestru stanu cywilnego. P. M. zaskarżył decyzję organu odwoławczego do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku w zakresie odmowy wydania przez organ pierwszej instancji kolorowych kserokopii aktów urodzeń z księgi urodzeń córek. W uzasadnieniu skargi skarżący powołał się na treść art. 7a § 1 k.p.a. twierdząc, że Kierownik USC w Gdańsku zgodne z art. 6 k.p.a. powinien był wydać kopie dokumentów. Skarżący zauważył, że zgodnie z art. 26 ust 4 p.a.s.c. dokumenty z akt zbiorowych wydawane są w postaci kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego. Przepis przejściowy art 124 ust. 1 p.a.s.c. przewiduje natomiast, że akt stanu cywilnego sporządzony w księdze stanu cywilnego prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych, przechowywanej przez kierownika urzędu stanu cywilnego, podlega przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. W art. 124 ust. 6 p.a.s.c. postanowiono, że akt stanu cywilnego sporządzony w księdze stanu cywilnego prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych można zamieścić w rejestrze stanu cywilnego, jako odwzorowanie cyfrowe, jako akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego. Dodatkowo ustawa nie zabrania wydawania kolorowych poświadczonych kopii żadnych dokumentów będących w rejestrze urzędu stanu cywilnego. Kierownik USC w Gdańsku nie wydał poświadczonych kopii potwierdzonych kserokopii aktów urodzeń z księgi urodzeń i ograniczył lub odebrał wnioskodawcy uprawnienie do posiadania dokumentu, który jest dowodem w razie wystąpienia błędu w czasie przeniesienia akt do systemu elektronicznego zgodnie ze zmianą art. 124 ust. 6 p.a.s.c. od 1 lipca 2021 r. Skarżący nadmienił, że odwoływał się od decyzji organu pierwszej instancji jedynie w części dotyczącej odmowy wydania papierowych poświadczonych kolorowych kopii oryginalnych dokumentów. Z niewiadomych względów Wojewoda Pomorski potraktował odwołanie całościowo, również w części dotyczącej wydania oryginałów, co nie miało miejsca. W odpowiedzi na skargę Wojewoda Pomorski wniósł o jej oddalenie, podtrzymując stanowisko wyrażone w zaskarżonej decyzji. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku zważył, co następuje: Zgodnie z art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2022 r., poz. 2492) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej. Kontrola ta, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej, sprawowana jest pod względem zgodności z prawem. Uwzględnienie skargi, zgodnie z art. 145 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jednolity: Dz. U. z 2022 r., poz. 329 dalej powoływanej w skrócie jako: "p.p.s.a."), następuje w przypadku stwierdzenia naruszenia przez organ przepisów prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, naruszenia przepisów postępowania dającego podstawę do wznowienia postępowania lub innego naruszenia przepisów postępowania, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Z unormowania art. 134 § 1 p.p.s.a. wynika nadto, że sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Tym samym, sąd administracyjny ma prawo i obowiązek dokonania oceny zgodności z prawem zaskarżonego aktu administracyjnego, nawet wówczas, gdy dany zarzut nie został w skardze podniesiony. Skarga zasługiwała na uwzględnienie. Istotą sporu prawnego, który w niekwestionowanych okolicznościach faktycznych sprawy zaistniał między stronami było to, czy w świetle obowiązujących przepisów prawa skarżący mógł skutecznie domagać się od Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego wydania poświadczonych za zgodność z oryginałem kserokopii aktów urodzenia swych córek czy jedynie skróconego lub zupełnego odpisu tych aktów. Już na wstępie rozważań prawnych należy przywołać przepis art. 51 ust. 3 Konstytucji RP, zgodnie z którym każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych, a ograniczenie tego prawa może określić ustawa. Uznać należy, że gwarantowane powyższą zasadą konstytucyjną prawo dostępu do urzędowych dokumentów i zbiorów danych, obejmuje również uprawnienie do uzyskania kopii tych dokumentów sporządzonych przy użyciu dostępnych i dozwolonych prawem technik. Uprawnienie to zapewniają w odniesieniu do żądanych przez skarżącego kopii dokumentów wprost przepisy ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 709) – dalej w skrócie jako "p.a.s.c.". W tym miejscu należy przywołać treść regulacji zawartych w kolejnych ustępach art. 124 p.a.s.c. : 1. Akt stanu cywilnego sporządzony w księdze stanu cywilnego prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych, przechowywanej przez kierownika urzędu stanu cywilnego, podlega przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. 2. Przeniesienie aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego polega na zamieszczeniu w rejestrze stanu cywilnego treści: 1) aktu stanu cywilnego z chwili jego sporządzenia w zakresie wymaganym w niniejszej ustawie; 2) wzmianek dodatkowych, przypisków oraz informacji zawartych w rubryce "uwagi". 3. Przeniesienie aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego jest czynnością materialno-techniczną, w wyniku której w akcie stanu cywilnego sporządzonym w księdze stanu cywilnego prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych wpisuje się wzmiankę dodatkową o przeniesieniu tego aktu do rejestru stanu cywilnego, wraz z oznaczeniem aktu i datą przeniesienia, która nie podlega przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Wzmiankę dodatkową w księdze stanu cywilnego prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych może zamieścić upoważniony przez kierownika urzędu stanu cywilnego lub wójta (burmistrza, prezydenta miasta) pracownik. 4. Kierownik urzędu stanu cywilnego, dokonując przeniesienia aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego, może z urzędu uzupełnić jego treść w drodze czynności materialno-technicznej, na podstawie dotychczasowych akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, jeżeli informacje zawarte w tych aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego nie budzą wątpliwości, a uzupełnienie treści aktu stanu cywilnego następuje w zakresie informacji niewymaganych w przepisach dotychczasowych, a wymaganych niniejszą ustawą. 5. Akt stanu cywilnego sporządzony w księdze stanu cywilnego prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych z chwilą przeniesienia do rejestru stanu cywilnego jest aktem stanu cywilnego w rozumieniu przepisów niniejszej ustawy. Przeniesienie do rejestru stanu cywilnego nie jest ponowną rejestracją. 6. Akt stanu cywilnego sporządzony w księdze stanu cywilnego prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych można zamieścić w rejestrze stanu cywilnego jako odwzorowanie cyfrowe, jako akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego. 7. Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego prowadzone na podstawie przepisów dotychczasowych dla aktów stanu cywilnego sporządzonych w księdze stanu cywilnego, prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych, mogą być zamieszczane w rejestrze stanu cywilnego jako odwzorowanie cyfrowe, lub może być zamieszczany w rejestrze stanu cywilnego opis tych dokumentów. 8. Dane zgromadzone w systemie komputerowym na podstawie przepisów dotychczasowych mogą być wykorzystane do przenoszenia do rejestru stanu cywilnego aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych. Po przeniesieniu aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego dane wykorzystane do przeniesienia aktu ulegają trwałemu usunięciu z systemu komputerowego. Do czasu przeniesienia aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego jest administratorem danych zgromadzonych w systemie komputerowym. 9. Jeżeli przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy na podstawie postanowienia zaginioną lub zniszczoną księgę stanu cywilnego lub jej część prowadzoną na podstawie przepisów dotychczasowych zastąpiono odpisem, przeniesienia do rejestru stanu cywilnego można dokonać na podstawie tego odpisu. Z kolei w myśl art. 26 ust. 4 pkt 2 p.a.s.c., dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, na żądanie sądu, prokuratora, osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoby mającej interes prawny, mogą być wydawane w postaci kopii albo wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego podpisem własnoręcznym. Organy obydwu instancji orzekające w niniejszej sprawie powyższych regulacji nie uwzględniły. Akty urodzenia córek skarżącego, których poświadczonych kopii się domagał, są aktami sporządzonymi w księdze stanu cywilnego prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych (córki skarżącego urodziły się przed wejściem życie p.a.s.c.). Skoro tak, to od chwili przeniesienia tych aktów do rejestru stanu cywilnego powinny one w formie odwzorowania cyfrowego znaleźć się w rejestrze jako dokumenty akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego. O możliwości wydania stronie poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii takiego dokumentu wprost stanowi przepis art. 26 ust. 4 pkt 2 p.a.s.c. Regulacja powyższa jest w pełni uzasadniona w świetle powoływanej na wstępie gwarancji konstytucyjnej. Skoro akta stanu cywilnego prowadzone na podstawie przepisów dotychczasowych wprowadzane są do prowadzonego w systemie informatycznym rejestru stanu cywilnego, to niewątpliwie zachodzi możliwość błędu przy dokonywaniu takiej operacji. Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego stanowią zbiór dokumentów o charakterze źródłowym, będących podstawą dokonywania wpisów w rejestrze stanu cywilnego. Uprawnienie strony, by uzyskać kopie takich dokumentów zapewnione przez art. 26 ust. 4 p.a.s.c. gwarantuje możliwość weryfikacji w drodze postępowania administracyjnego zgodności wpisów dokonanych w rejestrze z treścią dokumentów źródłowych zawartych w aktach zbiorowych. Skoro akt stanu cywilnego sporządzony na podstawie poprzednio obowiązujących przepisów podlega przeniesieniu do nowoutworzonego rejestru stanu cywilnego, to cyfrowe odwzorowanie jego oryginału ma status właściwy dla dokumentu źródłowego i uprawnienie strony, by uzyskać jego kopię (wydruk) z zachowaniem cech (kolorów) oryginału gwarantuje jej możliwość weryfikacji prawidłowości dokonanego "przeniesienia". Należy w tym miejscu wskazać także, że podobny do powyższego pogląd prawny wyraził już Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z dnia 14 kwietnia 2022 r. sygn. akt II SA/Gl 1683/21 (Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych – orzeczenia.nsa.gov.pl). Mając na uwadze powyższe należało stwierdzić, że organy orzekające w niniejszej sprawie niewłaściwie zastosowały przepisy prawa materialnego, pomijając w dokonanych rozstrzygnięciach regulacje zawarte w art. 124 ust. 6 w związku z art. 26 ust. 4 p.a.s.c. W tym stanie sprawy decyzje organów obu instancji podlegały uchyleniu na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a) w zw. z art. 135 p.p.s.a. O kosztach postępowania orzeczono na podstawie art. 200 p.p.s.a., wobec uwzględnienia skargi w całości. Rozpoznając ponownie wniosek skarżącego organy uwzględnią przedstawioną powyżej ocenę prawną (art. 153 p.p.s.a.).